La direction des routes et de l’aménagement recherche dans le cadre d’un CDD un/une assistante gestion administrative au sein de l’unité suivi et gestion administrative ressources humaines.
Vous recherchez un poste qui allie le sens du service public, un cadre de travail agréable et un environnement professionnel dynamique ?
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Votre environnement de travail:
La Direction des routes et de l'aménagement (DRA) prépare et met notamment en œuvre les différentes politiques du département en matière d’infrastructures routières, de mobilité et portuaires mais aussi dans les domaines de l’aménagement et de l’environnement (politique de l’eau et d’assainissement, aménagement foncier, espaces littoraux, espaces naturels sensibles et randonnées, démoustication). Parmi ses missions, elle assure la gestion, l’entretien, la sécurisation et l’exploitation du patrimoine des infrastructures routières . L’organisation est basée sur des services fonctionnels et des services opérationnels, tant centralisés que déconcentrés.
En qualité d'assistante de gestion administrative, vous assurez les missions de secrétariat, de suivi de dossiers et d’accueil convivial au sein de l’unité de suivi et gestion administrative / RH de la direction des routes et de l’aménagement. Vous intervenez également pour des tâches administratives auprès de l’ensemble des agents de la DRA.
Vos missions:
Tâches administratives :
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (courriers, publipostages, mailings, notes, diaporamas, tableaux de bord, rapports, procédures…)
- Réceptionner, trier le courrier « entrant », diffuser et expédier le courrier « sortant», mettre à jour le tableau de suivi du courrier et dans l’application dédiée
- Classer et archiver des documents, alerter et relancer les rédacteurs désignés en cas de retard sur des projets de réponse
- Réceptionner et filtrer les communications téléphoniques des collaborateurs
- Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs, collaborateurs
Selon les domaines concernés :
- Organiser et suivre des réunions avec participation à certaines d’entre elles à la demande (planning, ordre du jour, prise de notes, restitution écrite) ainsi que la logistique (vérification convocations, réservation des salles de réunion, élus, ….)
- Suivi des frais de déplacement, ordres de mission, autres dossiers (nouveaux arrivants, planning congés…)
- Suivi de formations des agents de la DRA (transmission des attestations de formation, diffusion des propositions de demandes, centralisation)
- Soutien pour toutes les thématiques de la DRA (notamment aménagement foncier, ENS et randonnées, assainissement , sécurité routière, études routières et grands travaux………)